Scouting St. Stefanus gebruikt en verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van haar activiteiten. Wij willen onze leden en de ouders/verzorgers van jeugdleden graag duidelijk en transparant informeren over hoe wij met persoonsgegevens en privacy omgaan.

Scouting St. Stefanus is een vereniging. De Vereniging heeft met de grootst mogelijke zorgvuldigheid een Privacybeleid opgesteld. Hiermee voldoet de Vereniging Scouting St. Stefanus aan de bepalingen van de nieuwe privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die vanaf 25 mei 2018 van toepassing zal zijn in de hele Europese Unie.

Scouting St. Stefanus gebruikt en verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van haar activiteiten. Wij willen onze leden en de ouders/verzorgers van jeugdleden met dit privacybeleid graag duidelijk en transparant informeren over hoe wij met persoonsgegevens en privacy omgaan.

Privacystatement en privacybeleid Scouting Nederland

Scouting St. Stefanus gaat bewust om met persoonsgegevens. Het privacybeleid van Scouting Nederland vormt de basis voor het privacybeleid van Scouting St. Stefanus. Voor een algemene toelichting hoe Scouting St. Stefanus omgaat

met persoonsgegevens verwijzen wij naar het privacystatement van Scouting Nederland. Hierin wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens via het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland, dat ook door Scouting St. Stefanus gebruikt wordt voor de administratie van persoonsgegevens.

Het privacystatement en privacybeleid van Scouting Nederland is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Van wie verwerkt Scouting St. Stefanus persoonsgegevens?

Scouting St. Stefanus verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad.
Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

 Jeugdleden en vrijwilligers van Scouting St. Stefanus.

 Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij Scouting St. Stefanus of ooit een lidmaatschap hebben gehad.

 Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Dit beleid beschrijft met name hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van jeugdleden en vrijwilligers van Scouting St. Stefanus.

Doel van het gebruik van persoonsgegevens

Scouting St. Stefanus gebruikt persoonsgegevens voor de organisatie en uitvoering van activiteiten binnen Scouting St. Stefanus,
contributieheffing en communicatie met de leden en ouders/verzorgers van jeugdleden.

Basisgegevens zoals naam en e-mailadres van oud-leden worden bewaard.
Deze gegevens worden bijvoorbeeld gebruikt bij het organiseren van een reünie.

Inzage en mogelijkheid tot wijzigen gegevens

Leden hebben inzage in de eigen persoonsgegevens in Scouts Online (SOL) op https://sol.scouting.nl.
Iedereen die actief lid is van Scouting Nederland kan een account krijgen voor SOL en zo zijn/haar eigen gegevens inzien en wijzigen.

Eventueel kunnen wijzigingen ook via de ledenadministratie worden doorgegeven via

ledenadministratie@ststefanus.nl of via de leiding van de eigen speltak.

In Scouts Online kunnen binnen een speltak leden en (bege)leiding van de algemene persoonsgegevens van elkaar inzien.
Indien een lid of (bege)leiding dit niet wenselijk vindt, heeft deze binnen SOL de mogelijkheid om de eigen gegevens op verborgen te zetten.
Als dit gedaan wordt, zijn deze persoonsgegevens enkel nog inzichtelijk voor de teamleider en de gegevensbeheerder(s) van de eigen speltak;

In Scouts Online kunnen verder bestuursleden welke persoonsgegevens functioneel nodig hebben (Secretaris,
penningmeester en ledenadministratie) persoonsgegevens van een lid inzien.
Zij kunnen deze persoonsgegevens ook inzien indien een lid deze verborgen heeft.

Bijzondere gegevens

Scouting St. Stefanus hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving.
Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken.
Daarom zijn wij van mening dat het noodzakelijk is dat de directe (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid.
Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik.

Om te beschikken over deze informatie wordt gebruik gemaakt van medische gegevens in het inschrijfformulier.

Scouting St. Stefanus hanteert een standaard inschrijfformulier,
welke door alle speltakken gebruikt wordt. De medische gegevens dient bij inschrijvingsformulier ingevuld en ondertekend te worden.

De ouder of wettelijke vertegenwoordiger blijft tussentijds verantwoordelijk voor het up to date houden van de gegevens en vult bij relevante wijzigingen een nieuw formulier in.

De ingeleverde formulieren worden per speltak zoveel mogelijk afgesloten bewaard.
Bij activiteiten buiten de blokhut worden deze zo zorgvuldig mogelijk bewaard.

De informatie uit het medische gegevens in het inschrijfformulier wordt niet digitaal geregistreerd.

De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de eigen speltak.

Een uitzondering hierop zijn de gezamenlijke activiteiten.
Tijdens deze activiteiten mogen stafleden van de deelnemende speltakken persoonsgegevens van deelnemende leden,
gezamenlijk bewaren en kunnen stafleden de gegevens indien nodig inzien.

Wanneer een lid overvliegt naar een volgende speltak,
zal het formulier fysiek overgedragen worden naar de volgende speltak.

Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG)

Scouting St. Stefanus vereist van iedereen die vrijwilliger wil worden bij Scouting St. Stefanus om het aanleveren van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). (Aspirant-)vrijwilligers vragen deze VOG zelf aan en leveren deze aan bij de ledenadministratie.
De ledenadministratie verwerkt de ontvangst in SOL en bewaart de ontvangen VOGs op een afgesloten plaats.
Indien een vrijwilliger stopt en deze persoon wordt uitgeschreven als lid bij Scouting St. Stefanus wordt zijn/haar VOG binnen 2 maanden na uitschrijving vernietigd.

Scouting St. Stefanus Nieuwsbrief

Scouting St. Stefanus maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante informatie wordt gedeeld.
Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie.

Standaard ontvangen alle leden deze nieuwsbrief, maar er is de mogelijkheid om zich voor deze nieuwsbrief af te melden via nieuwsbrief@ststefanus.nl.

Voor het opstellen en verzenden van de nieuwsbrief en bewaren van de adressenlijst voor deze nieuwsbrief maakt Scouting St. Stefanus gebruik van een adressenboek. Hierin worden enkel de e-mailadressen bewaard.

Website van Scouting St. Stefanus

Op www.ststefanus.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics).
Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Er worden geen persoonsgegevens van jeugdleden opgeslagen op de website van Scouting St. Stefanus.

De website bevat een afgesloten gedeelte dat alleen toegankelijk is voor vrijwilligers en leden van Scouting St. Stefanus.

Vrijwilligers en leden van Scouting St. Stefanus kunnen een account aanvragen om het afgeschermde gedeelte van de website te kunnen bekijken.
Aanvragen voor een account worden eerst gecontroleerd door de websitebeheerder alvorens een account wordt toegekend.
Vrijwilligers en leden hebben de mogelijkheid om persoonsgegevens toe te voegen aan hun account, maar alleen het e-mailadres, naam en speltak is noodzakelijk.

Persoonsgegevens van de accounts zijn alleen inzichtelijk voor de beheerder van de website en zullen alleen gebruikt worden voor controle dat dit account daadwerkelijk toebehoort aan de desbetreffende vrijwilliger.

Op het afgesloten gedeelte van de website is een lijst met de scouting e-mailadressen en telefoonnummers van alle vrijwilligers geplaatst zodat vrijwilligers met elkaar contact op kunnen nemen. Deze lijst zal up-to-date gehouden worden door de ledenadministratie en/of beheerder.
Op verzoek van een staflid kan zijn/haar e-mailadres van deze lijst verwijderd worden.

De hostingpartij van onze website is one.com, een back-up van de website wordt bewaard op de laptop van onze webbeheerder,
deze laptop is vergrendeld met een wachtwoord.

Beeldmateriaal

Scouting St. Stefanus maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting St. Stefanus en als herinnering.
Bij lidmaatschapsregistratie wordt via het inschrijfformulier expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via de ledenadministratie (ledenadministratie@ststefanus.nl).
De administratie van deze toestemming wordt bijgehouden in SOL.

Delen en verwerking van persoonsgegevens buiten Scouting St. Stefanus

Scouting St. Stefanus deelt in principe geen persoonsgegevens met organisaties buiten Scouting Nederland.
Indien het noodzakelijk is dat Scouting St. Stefanus persoonsgegevens met een externe organisatie deelt ten behoeve van een te leveren dienst aan Scouting St. Stefanus,
zal het gebruik van deze persoonsgegevens door deze organisatie worden vastgelegd middels de ‘voorbeeldovereenkomst voor het delen van persoonsgegevens’ van Scouting Nederland waarin onder andere wordt vastgelegd dat deze persoonsgegevens na gebruik geretourneerd of vernietigd worden.

Geheimhouding

Personen die permissie hebben om persoonsgegevens (zowel algemene als bijzondere gegevens) te registreren en te raadplegen,
zijn verplicht tot geheimhouding tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak toe bestaat gegevens te verstrekken.

Denk bijvoorbeeld het delen van gegevens op verzoek van politie of brandweer of delen van gegevens bij noodzaak tot medische hulp,
maar ook bij het huren van een kampterrein of inschrijven voor regionale activiteiten.

Uitgangspunt is dat Scouting St. Stefanus steeds kritisch zal afwegen volgens de principes van noodzakelijkheid,
proportionaliteit en subsidiariteit of informatie gedeeld kan worden.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek, dienen leden, vrijwilligers en (bege)leiding dit te melden bij het Bestuur van Scouting St. Stefanus.
Vervolgens wordt dit door het bestuur van Scouting St. Stefanus gemeld bij Scouting Nederland conform het ‘protocol datalekken verwerkers’.

Scouting Nederland zal vervolgens bepalen of het daadwerkelijk een datalek betreft en indien nodig er een melding van maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Indien de aard van het datalek dusdanig is dat de betrokkenen dienen te worden geïnformeerd,
zal dit zo snel mogelijk gedaan worden door het landelijk servicecentrum van Scouting Nederland.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Een inzageverzoek in het kader van SAR of een beroep op het recht op vergetelheid (RTBF) dient altijd te

worden ingediend bij de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland via privacy@scouting.nl.
Dit team draagt zorg voor de afhandeling van het verzoek en betrekt en ondersteund daarbij de organisatieonderdelen waar de persoon verder toe behoort,
zoals Scouting St. Stefanus, bij de uitvoering van het verzoek.

Het doen van een beroep op het recht op vergetelheid heeft de consequentie dat het lid wordt uitgeschreven bij Scouting
aangezien de gegevens van het lid nodig zijn voor de uitvoering van activiteiten.

Vaststelling en wijziging van het privacybeleid

Het privacybeleid van Scouting St. Stefanus wordt vastgesteld door de leden van Scouting St. Stefanus op de Groepsraad
(= de algemene ledenvergadering van Scouting St. Stefanus).
Eventuele wijzigingen in het privacybeleid zullen steeds door de groepsraad worden vastgesteld alvorens deze van kracht zijn.

Communicatie omtrent privacybeleid

Het privacybeleid van Scouting St. Stefanus is terug te vinden via www.ststefanus.nl/ privacyverklaring.html en op te vragen via het secretariaat via info@ststefanus.nl
Ook zullen alle leden na vaststelling van (wijzigingen in) het privacybeleid hiervan via e-mail op de hoogte worden gesteld.

Vragen of opmerkingen

Vragen of opmerkingen over dit privacybeleid kunnen gesteld worden aan het bestuurslid ledenadministratie van Scouting St. Stefanus via ledenadministratie@ststefanus.nl